Willkommen im Unternehmen. Ihr Zugang kommt später.
Freitagnachmittag erreicht uns eine E-Mail: „Am Montag fängt ein neuer Mitarbeiter an. Wir benötigen bitte alle Zugänge. Und einen neuen Laptop.“
Kommt tatsächlich immer wieder vor.
Offenbar verfügen wir über ein geheimes Wochenendlager mit fertig eingerichteten Notebooks, passenden Lizenzen und bereits bekannten Zugriffsrechten. 😅
Nur leider fehlt uns manchmal noch eine Kleinigkeit: Zeit. Denn ein neuer Arbeitsplatz besteht nicht nur aus einem Laptop. Benutzerkonto. E-Mail-Adresse. Microsoft-365-Lizenz. Teams. Telefonie. Fachanwendungen. VPN. Drucker. Berechtigungen. Sicherheitssoftware. MFA.
Und natürlich sollte alles getestet sein, bevor der neue Mitarbeiter davor sitzt.
Wie umfangreich die Vorbereitung sein kann, zeigt auch unsere Praxis: Bei der Einrichtung neuer Arbeitsplätze kommen neben Hardware und Microsoft 365 häufig kundenspezifische Programme, Telefonie, VPN, Sicherheitssoftware, Funktionstests und vieles mehr zusammen.
Das eigentliche Problem ist deshalb selten die Technik. Es ist der fehlende Prozess zwischen Geschäftsführung, Fachbereich und IT.
Ein sauberer Ablauf beginnt, sobald das Eintrittsdatum feststeht:
👉 Rolle und Arbeitsplatz definieren
👉 Hardware rechtzeitig bestellen
👉 notwendige Zugänge und Rechte festlegen
👉 IT mit ausreichend Vorlauf informieren
👉 Einrichtung vor dem ersten Arbeitstag testen
Auch unsere interne Onboarding-Vorlage sieht vor, Laptop, Zugangsdaten und Software bereits vor dem ersten Tag bereitzustellen und das Team frühzeitig zu informieren.
Denn der erste Eindruck eines neuen Mitarbeiters sollte nicht sein: „Schön, dass Sie da sind. Arbeiten können Sie dann später.“
Onboarding beginnt nicht am ersten Arbeitstag.